C O N C E P T

Verslag Algemene Ledenvergadering Sportfederatie d.d. 28 mei 2008

Aanwezig: zie bijgevoegde presentielijst.

1. Opening en mededelingen
De heer Moerman opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Sinds zijn benoeming als voorzitter van de Sportfederatie in september 2007 is dit zijn eerste Algemene Ledenvergadering. Vanwege de avondvierdaagse zijn enkele bestuursleden wat verlaat. Mw. Van Halen deelt desgevraagd mede dat drie verenigingen (denksportverenigingen) zich voor vanavond hebben afgemeld.

2. Verslag ALV d.d. 6 juni 2007
Pag. 2, rook- en drankbeleid: de heer Van Wijk wijst erop dat zijn opmerkingen onder “MHC” , twee laatste zinnen, een verkeerd beeld geven. Gezegd is dat een algemeen groter probleem is dat de jeugd tevoren drinkt; dat is geen opmerking die specifiek op MHC slaat. De zin wordt conform zijn opmerking aangepast. Het verslag wordt verder ongewijzigd en onder dankzegging aan de samensteller (mw. Van Halen) vastgesteld.

3. Jaarverslag secretaris 2007
Het jaarverslag wordt eveneens onder dankzegging aan de samensteller (mw. Van Halen) vastgesteld.

4. Jaarrekening 2007 en begroting 2008
Opgemerkt wordt dat de post Sportgala buitensporig hoog is uitgevallen en bijna twee keer zo hoog als was begroot. Mw. Van Halen stelt dat de begroting 2007 vorig jaar is vastgesteld en dat daarbij een fout is gemaakt. De inkomsten die via de sponsoren binnenkomen hadden opgeteld moeten worden bij de begrote € 5.500,00 (dan wordt het begrote bedrag € 9.500,00) en was het tekort beduidend lager uitgevallen. Belangrijke tweede opmerking is dat er een structureel tekort wordt gesignaleerd, waar iets aan gedaan moet worden. De heer Van Wijk zal hier nader op terugkomen bij de rapportage van de kascommissie. Jaarrekening 2007 en begroting 2008 worden met inachtneming van de opmerkingen vastgesteld.

5. Kascontrole commissie
De heren Van Wijk en Arnoldussen vormden de kascommissie. Zij hebben geconstateerd dat de boekhouding en administratie uitstekend in orde en sluitend zijn. Zij stellen wel voor om een vaste penningmeester te benoemen; de financiële werkzaamheden worden nu nog steeds uitgevoerd door de secretaris en dat is eigenlijk ongewenst. De kascommissie stelt voor décharge te verlenen aan de penningmeester voor de uitgevoerde werkzaamheden en aan het bestuur voor het gevoerde financiële beleid. De vergadering stemt hiermee in.

Ten aanzien van de begrotingsoverschrijding heeft de kascommissie geconstateerd dat er opnieuw weer meer is uitgegeven dan is begroot. Het komt min of meer neer op zo’n € 5.000,00 per jaar dat ingeteerd wordt op het eigen vermogen. Een snelle rekensom leert dat er derhalve nog zo’n 5 jaar zijn te gaan. Wellicht moet nu toch de suggestie van vorig jaar, nl. het vragen van een financiële bijdrage in de vorm van contributie van alle aangesloten verenigingen, nader vorm gegeven worden. De kascommissie beveelt dit in ieder geval aan alle verenigingen aan, daarbij rekening houdend met de grootte van verenigingen. Ook voor de begroting van 2008 geldt dat er een tekort aan zit te komen. De begroting wordt echter op een moment goedgekeurd/vastgesteld dat de grote uitgaven (het Sportgala) al zijn geweest. De kascommissie stelt voor om het boekjaar te wijzigen in bijvoorbeeld van mei t/m mei in plaats van zoals nu, van januari t/m december. Verder doet de commissie het voorstel om de opbrengsten en uitgaven van sportstimulering daadwerkelijk te benoemen als opbrengsten en uitgaven van het Sportgala. Dat maakt de begroting transparanter.

De voorzitter dankt de kascommissie voor de zorgvuldige en goede wijze waarop zij de werkzaamheden heeft uitgevoerd en voor de gedane suggesties. Hij overhandigt beide heren een attentie.

Naar aanleiding van de rapportage, de opmerkingen en suggesties merkt de voorzitter het volgende op:

• het bestuur zal zich beraden over het voorstel een aparte penningmeester te benoemen: uit de vergadering komt op dit moment geen vrijwilliger naar voren
• het bestuur zoekt verder uit wat de mogelijkheden zijn om het boekjaar aan te passen
• het bestuur wil graag de mening van de aanwezigen horen over de suggestie om contributie te heffen.

Vanuit de vergadering wordt gevraagd of de verenigingen op voorhand aangesproken moeten worden op financiële bijdragen of de gemeente? Zijn er nog andere mogelijkheden bijvoorbeeld?

Mw. Van Halen verwijst naar de overgang van de Sportraad naar de Sportfederatie: er was geen sprake meer van financiële ondersteuning vanuit de gemeente. Die was er wel voor het Sportplatform; na opheffing daarvan kreeg de Sportfederatie een deel van de subsidie: € 2.500,00 per jaar, structureel ten behoeve van de administratieve/secretariële ondersteuning en € 2.500,00 voor het Sportgala (moet jaarlijks apart worden aangevraagd).

De heer Klein vindt dat er een buffer moet zijn: dus niet verder interen op het eigen vermogen dan tot bijvoorbeeld minimaal € 15.000,00. Ook een overgangssituatie waarbij in de startfase een laag bedrag aan contributie wordt gevraagd van de verenigingen is volgens hem haalbaar. De vergadering vindt dat eerst de omvang van het eigen vermogen moet worden vastgesteld en vindt het een goede suggestie om een buffer in te stellen. De heer Menne verwijst naar het Cultuurplatform dat ook een bijdrage van de gemeente krijgt; volgens mw. Van Halen is dit ongeveer € 3.500,00 per jaar. De heer Menne meent dat de Sportfederatie dan toch meer kan claimen omdat het daarbij om een veel grotere doelgroep gaat. Mw. Van Halen zal dit nog precies uitzoeken. De heer Arnoldussen verwijst naar mogelijke landelijke fondsen of subsidiemogelijkheden, bijvoorbeeld in het kader van integratie allochtonen in de sport. Erop wordt gewezen dat het dan altijd wel om geoirmerkte subsidies gaat. De voorzitter vindt de suggestie ook de moeite waard om verder uit te zoeken. Verder stelt de heer Arnoldussen dat het ontbreekt aan informatie over wat de Sportfederatie voor activiteiten ten behoeve van sportverenigingen uitvoert: de verenigingen weten er te weinig van naar zijn mening.

De voorzitter zegt toe alle naar voren gebrachte suggesties nader te zullen bespreken en de ledenvergadering hierover te zijner tijd te informeren en zo mogelijk met concrete voorstellen te komen.

6. Benoeming kascommissie
De heer Van Wijk is reeds twee keer lid geweest en kan niet meer gekozen worden; de heer Arnoldussen is bereid nog een jaar te functioneren als lid van de kascommissie. De heer Vegter (VVZ) is bereid zitting te nemen in de kascommissie. De voorzitter dankt hem namens de vergadering.

7. Bestuurssamenstelling

De voorzitter licht toe dat de heer Van Looveren herkiesbaar is; de heren Cosijnse en Van Rietschoten zijn de te benoemen nieuwe leden. De heer Klein was bestuurslid vanuit Soesterberg en heeft helaas in december 2007 zich terug moeten trekken uit het bestuur. Op dit moment is overleg met een mogelijke nieuwe kandidaat uit Soesterberg, mw. Y. Bonouvrié maar er is nog geen definitief besluit genomen. De vergadering stemt in met het verzoek om de heren Cosijnse en Van Rietschoten te benoemen en de heer Van Looveren te herkiezen. De voorzitter dankt de leden voor het in het bestuur gestelde vertrouwen.

8. Prioriteitenlijst Sportinvesteringen
Het gaat hierbij om aanvragen in 2008 voor de uitvoering in 2009. De verenigingen dienden hun aanvraag eind december, begin januari in: ook tussentijdse aanvragen worden meegenomen. Sommige aanvragen worden al 10 jaar achtereenvolgens ingediend. Thans blijkt opnieuw dat er te weinig sportbeleid, gericht op de toekomst is. De Sportraad had vroeger vanwege de adviserende stem nog enigszins invloed op de beslissingen. Voor de Sportfederatie geldt dat niet meer omdat die geen formele adviesfunctie richting gemeente heeft. De Raad wil een duidelijk inzicht hebben in wat er allemaal op sportgebied moet gebeuren en wil dat dit gekoppeld wordt aan een Sportnota (Visie). De afdeling SOW heeft een lijst opgesteld van alle aanvragen en deze is naar de Raad toegestuurd. Een klein groepje heeft deze totaallijst inmiddels met de wethouder besproken: de prioritering is achter gesloten deuren aangegeven. Op 5 juni a.s. vindt de Begrotingsmarkt plaats waar iedere verenigingen vervolgens nog zijn wensen kenbaar kan maken. Dit is ook de laatste mogelijjkheid om investeringswensen op de Voorjaarsnota te krijgen; daarna gaat het naar de meerjarenbegroting. Het samengaan van handbal en korfbal valt buiten de prioritering, omdat er nogal wat andere belangen hierbij een rol spelen (woningbouw). Wellicht zijn er nog meer uitzonderingen denkbaar als er bijvoorbeeld een fusie komt tussen Hees en SEC (beide verenigingen helaas afwezig vanavond). De verenigingen krijgen pas recht op inzage na 5 juni (Begrotingsmarkt). De Sportfederatie kan er om vragen.

De heer Menne is van mening dat alle sportverenigingen in Soest en Soesterberg gezamenlijk zouden moeten optreden; sport speelt een zeer belangrijke rol in de Soester samenleving en heeft een enorme achterban. Hij stelt voor dat de Sportfederatie namens alle leden een brief stuurt aan het College en ook verspreidt onder alle Raadsleden. Daarmee wordt ook naar alle leden toe duidelijk gemaakt wat de Sportfederatie doet. Mw. Van Halen stelt dat de gemeente geen gebruik maakt van de enorme know how waarover de Sportfederatie beschikt. In de politiek is het blijkbaar zo dat iedereen veel verstand van sport heeft! De heer Van Wijk ondersteunt het voorstel van de heer Menne: de Sportfederatie zou namens alle verenigingen, goed onderbouwd, dit duidelijk moeten maken aan de gemeente en de politiek. Dit kan via een brief of mondeling, tijdens de Begrotingsmarkt. De heer Moree wijst erop dat de prioriteitenlijst deelt uitmaakt van de Sportnota: die nota is echter niet op tijd klaar en daarom moet de lijst nu zonder de totale Sportvisie vastgesteld worden. Er zijn immers enkele onuitstelbare zaken waarover besluiten moeten worden genomen. De Sportfederatie wordt wel betrokken bij de opstelling van de Sportnota. De voorzitter neemt het voorstel van de heer Menne, aangevuld door de heer Van Wijk, graag over om namens alle verenigingen actie te nemen. De heer Vegter voegt hieraan toe dat ook meer transparantie gewenst is en dat de sportverenigingen een langer termijnbeleid van harte ondersteunen.

Wat betreft de Sportnota deelt de voorzitter mee dat de gemeente inmiddels een Plan van Aanpak heeft opgesteld: op 12 juni is er een bijeenkomst van de gemeente waarvoor ook alle sportverenigingen zijn uitgenodigd: dit wordt de opstap op weg naar realisering van de Sportnota. De procedure staat op de site van de gemeente. De verenigingen zullen zeer alert moeten zijn op dit soort bijeenkomsten. De heer Trippaers stelt voor dat de Sportfederatie informatie inwint bij NOC*NSF over strategie en handelen in dit soort situaties. De voorzitter zegt dit toe.

9 / 10. Tevredenheidsonderzoek Sportaccommodaties / Onderhoud inventarisatie behoefte zaalruimte t.b.v. trainingen en wedstrijden
De heer Van Looveren licht toe dat in het verleden gebleken is dat er veel klachten waren waarop door de gemeente niet adequaat genoeg is gereageerd. Daarom stelt het bestuur voor een tevredenheidsonderzoek onder alle verenigingen uit te voeren en de resultaten daarvan bij de gemeente neer te leggen. Een en ander zal plaatsvinden in samenwerking met het ROC Hilversum. In dit onderzoek zal ook gevraagd worden om suggesties voor oplossingen te doen. Start is in september; afronding in november/december. De studenten van het ROC zullen de verenigingen benaderen: het gaat zowel om buiten- als binnenaccommodaties (velden, zalen, kantines). De heer Vegter vraagt of dit ook aansluit bij de voorbereidingen voor de Sportnota: als de uitkomsten van het onderzoek negatief zijn dan kan een en ander goed meegenomen worden in het lange termijnbeleid (bijvoorbeeld uitbreiding van accommodaties). Ook de KNVB doet hier onderzoek naar; kwalitatieve criteria moeten hierbij eveneens worden aangegeven. De voorzitter meldt dat de resultaten van het onderzoek betrokken zullen worden bij de Nota. De heer Moree bevestigt dat er zowel kwalitatieve als kwantitatieve aspecten in het onderzoek aan de orde zullen komen. Bij de zaalsport kan hierbij gedacht worden aan de verdeling van zaalruimte, maar ook aan bijvoorbeeld vervanging van Beukendal: of er wordt naar aanleiding van het onderzoek aangetoond dat enkel vervanging van Beukendal onvoldoende is. Verenigingen moeten verder de reglementen zaalruimte goed kennen: elk jaar is er een dik tekort en dat is een kwantitatief gegeven. De heer Vegter vindt dat deze problematiek zeer duidelijk bij de gemeente moet worden aangekaart; ook de kunstgrasdiscussie is belangrijk en voor het lange termijnbeleid dienen duidelijke cijfers aangeleverd te worden. De heer Van Wijk stelt voor een volledige klachtenlijst bij de wethouder te deponeren. De heer Moree verwijst naar de uitkomsten van IK Sport waaruit zeer duidelijk naar voren is gekomen dat de buitensportverenigingen zeer tevreden waren over de accommodaties e.d.; de zaalsportverenigingen waren echter zeer ontevreden. Volgens de heer Trippaers voldoet de kwaliteit van de accommodaties en het onderhoud niet aan de landelijke normen en dat zou heel nadrukkelijk in beeld gebracht moeten worden door dit onderzoek. De heer Van Wijk voegt hieraan toe dat de fracties maatgevend zijn voor het vaststellen van het beleid en de prioriteiten: de politieke partijen dienen hun verantwoordelijkheid in deze te nemen. De heer Vegter onderschrijft dit: het onderhavige onderzoek kan de fracties duidelijk inzicht in de totale situatie geven. De heer Klein merkt op dat het niet meer zelf oplossen van de zaalruimteverdeling door verenigingen als gevolg heeft dat de gemeente volgens hem achterover gaat leunen terwijl de verenigingen elkaar gaan bevechten. Van belang is het in beeld brengen van de ontwikkelingen per sport en de (nieuwe) normen van NSF*NOC: op basis daarvan kunnen prioriteiten gesteld worden, omdat daarmee duidelijk is welke sport hoeveel zaalruimte nodig heeft. Overigens heeft de gemeente aangekondigd dat er een andere opzet komt voor de zaalruimteverdeling. De heer Arnoldussen herinnert eraan dat vorig jaar alle verenigingen hun noden/knelpunten en wensen zouden doorgeven: wat is daarmee gedaan? Mw. Van Halen stelt dat de gemeente geen oplossing hiervoor had; men stelde in het vooruitzicht dat in 2008 een zaal op de Smitsweg erbij zou komen en in 2010 de Paulus Potterzaal en de Lazarusberg. Desgevraagd deelt zij mee dat over dit soort zaken geen algemene verslaglegging naar de verenigingen wordt gestuurd; als een vereniging erom vraagt wordt de informatie wel verstrekt. Voorgesteld wordt dat alle verenigingen hun wensen en knelpunten op een rij zetten en ook de Sportfederatie: gezamenlijk moet tot een oplossing worden gekomen. De heer Van Wijk verwijst naar het congres dat bij SO Soest is gehouden waarbij heel nadrukkelijk alle zaken naar voren zijn gebracht: de politiek wist er niets van, maar heeft er vervolgens ook niets mee gedaan: voor de wethouder en de ambtenaren wordt het dan ook wel heel makkelijk om niets te doen. De heer Klein doet de suggestie om opnieuw een debat te organiseren met de fracties, voor de volgende verkiezingen: de Sportnota wordt immers ook een politiek verhaal. De heer Moree meldt dat na 12 juni a.s. de conceptnota komt en die zou dan met de verenigingen in een extra ALV kunnen worden besproken; de heer Klein stelt voor om dan ook de fracties hierbij uit te nodigen. De heer Moree wijst erop dat er een goede aanleiding moet zijn voor de fracties: de laatste keer ging het om de begrotingsronde. De heer Vegter acht het van groot belang dat de Sportfederatie zijn leden hoort in verband met deze belangrijke Sportnota en pleit ervoor om de discussie hierover in eerste instantie intern te houden. De heer Moree is het hiermee eens: de sportverenigingen willen de conceptnota beoordelen voordat deze in de Raad aan de orde komt.

De voorzitter vat samen dat er een aantal waardevolle suggesties is gedaan waarmee het Bestuur verder aan de slag kan gaan: op 12 juni a.s. zullen de procedurele afspraken worden gemaakt.

11. Evaluatie Sportgala 2007 d.d. 1 februari 2008 / Aandacht voor het 1ste Lustrum Sportgala 2008
De voorzitter wil graag de mening en suggesties van de aanwezige verenigingen horen; deze zullen meegenomen worden bij de organisatie van het 1ste Lustrum van het Sportgala.

De heer Prinzen vond het een heel gezellige en geslaagde avond, die goed georganiseerd was; jammer dat er zoveel sporters afwezig waren. Dit zegt misschien iets over het belang dat de sporters hechten aan de verkiezingen. De heer Moree voegt hieraan toe dat hij vindt dat alleen genomineerd mag worden als de sporter/team op de avond zelf aanwezig is. De heer Prinzen stelt dat de genomineerde zelf niet (vroegtijdig) weet of hij/zij genomineerd is. Mw. Van Halen wijst erop dat er sporttoppers zijn in Soest waar we trots op zijn: het doel is om diegene die op dat moment het beste is, te nomineren. Het is ook de verdienste van een vereniging: die heeft de basis gelegd voor de topsporters. Besloten wordt de stemming te peilen over de voorwaarde dat een genomineerd€ sporter/team aanwezig is tijdens het Sportgala: 5 stemmen voor, 9 tegen.

De voorzitter verzoekt iedereen zijn/haar wensen en suggesties door te geven aan het bestuur; het comité dat het Sportgala organiseert, beslist uiteindelijk.

12. Rondvraag en sluiting

• De heer Trippaers maakt melding van het initiatief van de bridgevereniging om een starterscursus voor allochtone Soesters aan te bieden: dit in het kader van een betere participatie van allochtonen in allerlei sectoren.
• Tevens wijst hij op het project om sportverenigingen in te zetten bij de naschoolse opvang: de gemeente zal hier binnenkort mee komen richting sportverenigingen en er zijn naar zijn mening nogal wat haken en ogen aan. De heer Van Wijk merkt op dat jarenlang is gezegd dat sportaccommodaties niet commercieel ingezet mochten worden: daarom zou er daar geen kinderopvang/naschoolse opvang kunnen worden gerealiseerd. Mw. Van Halen verwijst in dit verband naar de Knickerbockers die al enkele jaren naschoolse opvang in combinatie met o.a. het aanbieden van hun eigen sport uitvoeren; een en ander in nauwe samenwerking met SKS. De heer Trippaers stelt voor Knickerbocker een keer uit te nodigen om in de ALV over dit initiatief te vertellen. De heer Kentie wijst erop dat bij officiële naschoolse opvang er aan heel veel regels voldaan moet worden en dat deze regels steeds strenger worden. Wellicht is dit een punt dat meegenomen kan worden in het tevredenheidsonderzoek?
• Tenslotte noemt de heer Trippaers het budget van 40 miljoen euro bij het Ministerie van VWS om scholen geschikt te maken voor sportverenigingen: wellicht biedt dit wat mogelijkheden als het gaat om tekort aan goede (zaal)accomodaties.
• De heer Prinzen deelt mee dat de Schaakclub gebruik maakt van het Gildehuis: 1 x per maand is daar echter heel veel geluidsoverlast: hij vraagt of een van de verenigingen 1 x per maand op vrijdagavond ruimte beschikbaar wil stellen aan de schaakvereniging. De heer Vegter (VVZ) biedt ruimte aan.
• De heer Van Wijk bedankt namens iedereen het bestuur van de Sportfederatie voor de inzet en het waardevolle werk in het afgelopen jaar.

De voorzitter dankt alle aanwezigen voor de plezierige en nuttige vergadering van vanavond. Hij biedt alle aanwezigen namens het bestuur nog een drankje aan en sluit de vergadering.

Soest, 21 augustus 2008.